Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Inleiding

De bedrijfsvoering heeft als reikwijdte de gemeentelijke organisatie. Deze bestaat uit de ambtelijke organisatie en de “bestuurlijke” organisatie. De burger verwacht van de gemeente dat de gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend besteed worden. Ook verwacht men dat de gemeente een betrouwbare partner is waarbij tevens transparantie belangrijk is. Deze verwachtingen zijn tevens uitgangspunt voor de bedrijfsvoering en ondersteunen van de uitvoering van de doelstellingen. Het welslagen van die doelstellingen is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.
Met ingang van 2023 stelt het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) verplicht dat in de paragraaf bedrijfsvoering een vast onderdeel rechtmatigheid wordt opgenomen. Onderaan deze paragraaf treft u dit onderdeel aan.

Informatievoorziening / ICT

Afgelopen jaar heeft een evaluatie plaats gevonden van het huidige Informatiebeleidsplan en is een aanvang gemaakt met het nieuwe informatiebeleidsplan 2025-2028 met als doel de digitale dienstverlening aan de inwoners en ondernemers veilig en toekomstgericht aan te bieden.

Informatiebeheer
Hoewel het Interbestuurlijk Toezicht Archieven de Gemeente Urk positief beoordeelt, kan het nog beter. Dit komt omdat er nog archiefachterstanden aanwezig zijn. Hierdoor is de status nog gekwalificeerd als 'nog niet adequaat'. Door aanhoudende inspanningen en verbeteringen op dit archiefbeheer is de Gemeente Urk bij de wijziging van het beoordelingsstelsel overgegaan van een 'oranje' status naar een 'gele'. Dit betekent dat de situatie nog niet volledig op orde is, maar wel dat we aantoonbaar op de goede weg zijn. 
Om blijvend goed regie te kunnen voeren op een steeds complexer wordend applicatielandschap, is er een actuele architectuurplaat gemaakt. Hierdoor is het mogelijk het aantal applicaties terug te brengen, te standaardiseren en daarmee de kosten terug te brengen.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken
Afgelopen jaar zijn de voorbereidingen getroffen voor de aanbesteding van de nieuwe toekomstbestendige werkplek (Plaats- en tijdonafhankelijk werken). Ook zijn voorbereidingen getroffen om volledig over te gaan naar een nieuwe omgeving (cloud) en daarmee de uitfasering van de Citrix omgeving te realiseren. Ten gevolge van de groei van de gemeente en hogere veiligheidseisen zullen de extra middelen uiteindelijk ingezet worden. Ook is ingehuurd voor extra expertise en ondersteuning van deze projecten.

Inkoop en aanbestedingen

Aanbestedingen
In 2024 zijn diverse aanbestedingstrajecten voorbereid, doorlopen en gestart; aanbestedingen zoals de openbare verlichting voor de hele gemeente (welke samen met de Noordoostpolder aanbesteed is), zwembadsoftware voor zwembad ‘t Bun, bedrijfswagens voor de gemeentewerf en de inhuur van personeel door middel van een DAS-procedure.

Ook is er in 2024 een nieuw Inkoop- en Aanbestedingsbeleid vastgesteld, voor de periode tot en met 2027 naar aanleiding van nieuwe wet- en regelgeving. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid staan de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente Urk plaatsvindt.

We werken nauw samen met de gemeente Dronten en Noordoostpolder (de zgn. DUN-gemeenten) en nemen deel aan het Regionaal Inkoop Overleg Flevoland (RIOF).

Medewerkers

Personeel
In 2024 is hard gewerkt om de vacatures binnen de verschillende teams adequaat in te vullen. Er is extra aandacht besteed om medewerkers die tijdelijk worden ingehuurd in dienst te laten treden bij de gemeente Urk. Maar de arbeidsmarkt is voor specifieke functies nog steeds zeer gespannen. Voor sommige functies was daarom externe inhuur nodig. Een aantal medewerkers is binnen de organisatie doorgestroomd naar een andere functie, verticaal en horizontaal. Een aantal keer is via een bureau een trainee bij ons in dienst gekomen. 

Op 21 september 2024 werkte de gemeente Urk mee aan de open-bedrijven-dag op Urk. De gemeente Urk presenteerde zich als goed werkgever. Helaas leverde het geen geschikte respons op van kandidaten die bij ons zouden kunnen werken. 

Met twee medewerkers zijn via een vaststellingsovereenkomst afspraken gemaakt over hun afscheid bij de gemeente Urk.  

Dynamisch Aankoop Systeem (DAS)
In 2024 is de aanbestedingsprocedure afgerond voor de inzet van het Dynamisch Aankoop Systeem. Deze DAS moet worden gebruikt bij de uitvraag voor medewerkers die wij tijdelijk inhuren. Een DAS is een digitaal hulpmiddel waarbij een soort van mini aanbesteding plaatsvindt. Op de uitvraag kunnen met deze DAS verschillende leveranciers een inschrijving/offerte aanbieden. Aan de hand van de uitvraag en selectiegesprekken vindt uiteindelijk de definitieve gunning plaats. Op deze wijze huren wij personeel rechtmatig in.

Urk Academie
De Urk Academie is sinds 2023 operationeel en krijg als Leer Management Systeem steeds meer vorm en inhoud. Dit systeem ondersteunt medewerkers in hun ontwikkeling.

Cao Gemeenten
In 2024 zijn de onderhandelingen gestart over het arbeidsvoorwaardenakkoord dat op 1 april 2025 moet ingaan.

Bedrijfsarts
Ondanks de landelijke krapte op de arbeidsmarkt voor bedrijfsartsen, hebben we concrete werkafspraken gemaakt dat de gemeente Urk blijvend gebruik kan maken van de diensten van een gecertificeerde bedrijfsarts. Dit is met instemming van de Ondernemingsraad tot stand gekomen.

Naast de inzet van de bedrijfsarts voor preventies en repressieve begeleiding van zieke en arbeidsongeschikte medewerkers is de inzet van de bedrijfsmaatschappelijk werkster gewaarborgd. Dat geldt ook voor de inzet van bedrijfszorgpakket in de vorm van psycholoog en fysiotherapeut.

Ziekteverzuimcijfer
Ons ziekteverzuimcijfer blijft tot nu steeds onder of ongeveer gelijk aan het gemiddelde van het verzuimcijfer van gemeenten van onze omvang. Dat is vooral een gevolg van de manier waarop de gemeente Urk haar ziekteverzuimbeleid inzet.

Integriteitsbeleid
In 2024 heeft een aantal medewerkers een training gevolgd om het thema integriteit binnen onze organisatie te borgen.

Arbeidsomstandigheden
In 2024 is het 8 meldingen van grensoverschrijdend gedrag van burgers richting medewerkers in dienst van de gemeente Urk toegenomen. Dat heeft eerst en vooral te maken met het feit dat medewerkers hiervan vaker melding doen bij de preventiemedewerker. Deze meldingen worden vastgelegd in het Gemeentelijk Incidentenregister. Dit ongewenst gedrag zien we op alle terreinen van onze dienstverlening terug en is niet specifiek gekoppeld aan een bepaalde functie. Onze medewerkers zijn en worden regelmatig bijgeschoold in het omgaan met ongewenst gedrag. Alle daders van dit grensoverschrijdend gedrag worden uitgenodigd voor een stopgesprek. Bijna alle genodigden geven gehoor aan deze uitnodiging.

Ondernemingsraad
De Overlegvergaderingen met de bestuurder vinden in goede harmonie plaats en zijn constructief in het belang van de medewerkers en de organisatie.

Rechtmatigheid

Met ingang van het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeente.  Met deze verantwoording geven wij invulling aan de artikelen 9 tot en met 12 in de financiële verordening, die op 10 oktober 2024 is vastgesteld.
In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang:

• Het begrotingscriterium
• Het voorwaardencriterium
• Het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. In de paragraaf bedrijfsvoering geven we hierna een toelichting op de afwijkingen zoals die worden genoemd in de rechtmatigheidsverantwoording. De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door de raad vastgesteld op 20% van de rapporteringstolerantie. Hieronder is een totaaloverzicht opgenomen van de onrechtmatigheden.

In de financiële verordening heeft de gemeenteraad een aantal criteria aangegeven waarbinnen de gemeenteraad van mening is dat er geen sprake is van een onrechtmatigheid. Een groot gedeelte van de bruto onrechtmatigheden van € 5.141.000 bestaan voor € 4.253.000 uit afwijkingen die passen binnen de afspraken die zijn gemaakt met de gemeenteraad in de financiële verordening. Hierdoor resteert een netto onrechtmatigheid van € 887.000. De afwijkingen passen daarmee binnen de afspraken die met de raad zijn gemaakt. Hierna worden deze afwijkingen nader toegelicht.

Toelichting:

Begrotingscriterium
Op grond van artikel 189, lid 3 Gemeentewet zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de totale lasten per begrotingsprogramma (en daarmee overeenstemmende balansmutaties) onrechtmatig als deze lasten in strijd zijn met een wettelijke bepaling of met het beleid van de raad. Overschrijding van budgetten binnen wet- en regelgeving en passend bij de uitvoering van het beleid van de raad is niet onrechtmatig.

Ofschoon er in 2024 op de begrotingsprogramma's sprake is geweest van overschrijdingen aan de lastenkant van € 3.633.000, worden deze gecompenseerd door hogere baten, waardoor de overschrijdingen passen binnen de afspraken die zijn gemaakt met de raad.

In 2024 zijn er overschrijdingen van de door de raad beschikbaar gestelde investeringskredieten van € 620.000. Voor deze overschrijdingen is niet (tijdig) een (aanvullend) krediet gevraagd. Daarom is dit bedrag onrechtmatig.

In onderstaande tabel wordt dit nader gespecificeerd:

Voorwaardencriterium
Bij dit criterium gaat het om toepassing van de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan financiële (beheers)handelingen. Die eisen en voorwaarden hebben betrekking op doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Doordat bij enkele dossiers niet de vereiste richtlijnen van Europese aanbestedingen zijn gevolgd, zijn onrechtmatigheden ontstaan voor een bedrag van € 887.000. Dit betreft de volgende contracten:

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens. Met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te ontvangen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen en/of feitelijke handelingen, ontvangen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de tekst van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Dit wordt getoetst aan wet- en regelgeving en interne- integriteitsregelingen en afspraken. Wij hebben interne procedures om na te gaan dat (belasting-)gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen, enzovoort op de juiste manieren worden ingezet en besteed. Voor verschillende beleidsterreinen hebben wij preventieve en/of repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn met name regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Repressieve maatregelen zijn controle achteraf en sanctionering.

In 2024 is er overkoepelend beleid voor het voorkomen van misbruik- en oneigenlijk gebruik aanwezig. Uit interne controles is gebleken dat in 2024 geen gevallen van misbruik of oneigenlijk gebruik zijn vastgesteld.

Samenvatting uitkomsten Rechtmatigheidsverantwoording
Het totaal aan bruto onrechtmatigheden bedraagt € 5.141.000. Dit bedrag overschrijdt de verantwoordingsgrens zoals die is afgesproken met de gemeenteraad.

De onrechtmatigheden passen overwegend binnen afspraken die zijn gemaakt met de raad. Dit betreffen begrotingsoverschrijdingen die voor een bedrag van € 4.253.000 passen binnen de gemaakte afspraken.
Na toetsing aan de afspraken met de raad resteert een netto onrechtmatigheden van € 887.000.

Overzicht salarissen, toelagen en vergoedingen

De totale loonkosten zijn lager dan begroot. De lagere salariskosten compenseren de
hogere inhuurkosten.

De lagere salariskosten worden veroorzaakt door het hebben van vacatures die moeilijk
invulbaar zijn. Om de werkzaamheden toch uit te kunnen voeren vindt inhuur plaats. Ook
vindt soms inhuur plaats om het werk van zieke medewerkers op te kunnen vangen.